Groepering en degroepering van data in Excel. Stap vir stap instruksies met foto

Nou is die inligtingstydperk. Die hoeveelheid data wat mense elke dag moet verwerk, groei al hoe meer. Dit geld vir alle moontlike areas van die lewe, insluitend werk. Nou is daar al hoe meer areas van menslike aktiwiteit waarin daar 'n akute behoefte is aan die vermoë om groot hoeveelhede inligting vinnig te verwerk.

Een van die Excel-kenmerke waarmee u dit kan doen, is groepering. Die feit is dat die strukturering van inligting help om nie met alle beskikbare data te werk nie, maar slegs met klein dele. As jy dieselfde tipe inligting in een blok pak, dan is dit makliker vir die rekenaar en vir die persoon self. Daar is byna geen gebied waarin die strukturering van inligting nie in aanvraag sou wees nie:

1. Verkoop data verwerking. Pakhuise ontvang gereeld groot groepe van 'n wye verskeidenheid goedere met verskillende koste, gewig, verskaffer, naam, ensovoorts. Die strukturering van data maak dit makliker om in al hierdie verskeidenheid inligting te navigeer.
2. Studies. Die kwaliteit van onderwys en selfopvoeding hou nou verband met hoe goed die inligting gestruktureer is. As jy dus data van dieselfde tipe reg langs mekaar groepeer, sal dit makliker wees om nie net praktiese take wat met byvoorbeeld statistiek verband hou nie, maar ook teoretiese take uit te voer, huiswerk te organiseer, ensovoorts.
3. Rekeningkundige Verslag. Rekenmeesters het gereeld te doen met nommers, wat elkeen verband het met ander nommers. En om dit geriefliker te maak om te werk met 'n groot aantal waardes uXNUMXbuXNUMX wat met mekaar verband hou en inligting van 'n ander soort, is dit baie gerieflik om datagroepering te gebruik.

Die datagroeperingsfunksie laat jou ook toe om verouderde inligting weg te steek. Kom ons kyk hoe dit werk en hoe jy dit kan gebruik.

Hoe om funksie parameters in te stel

Om met datagroepering te werk, moet jy dit eers konfigureer. Om dit te doen, gaan na die "Data"-oortjie en vind die "Struktuur"-opsie daar. Vervolgens sal 'n opspringpaneel verskyn waarin u 'n knoppie in die onderste regterhoek moet vind.

Daarna sal 'n venster verskyn waarin u die toepaslike blokkies moet kies en die OK-sleutel moet druk. Hierdie instellings beheer hoe die data vertoon sal word.

Belangrik: in die praktyk vind baie mense dit nogal ongerieflik om totale onder die data te vertoon. Daarom kan jy hierdie blokkie ongemerk laat. Dit word ook aanbeveel om die "Outomatiese style" blokkie te merk.

Nadat u hierdie stappe voltooi het, kan u dadelik begin om inligting te groepeer.

Hoe om data volgens rye te groepeer

Kom ons kyk nou uit wat gedoen moet word om rye in die praktyk te groepeer.

1. Skep 'n nuwe ry bo of onder die rye wat ons wil groepeer. Dit hang alles af van watter metode om die resultate te vertoon in die vorige stadium gekies is.
2. Die volgende stap is om 'n tabeltitel in die boonste linker sel van die bygevoegde ry te skep. Dit sal die naam wees van die groep waarin selle gekombineer sal word wat op 'n sekere basis algemeen is.
3. Kies alle selle in die area onder die nuutgeskepte ry of daarbo (afhangende van wat ons in die eerste stap gedoen het). Daarna soek ons ​​die "Struktuur"-knoppie op die data-oortjie en daar vind ons die "Groep"-opsie. Dit is belangrik om nie op die pyltjie of die naam van die opdrag in die opspringpaneel te klik nie, maar op die ikoon.

As jy steeds op die afpyltjie klik, sal 'n bykomende kieslys verskyn waarin jy óf die groeperingsfunksie kan kies óf 'n struktuur kan skep. Ons stel hoofsaaklik belang in groepering op hierdie stadium.

Daarna kies ons die hoofkenmerk waardeur die groepering uitgevoer sal word. Dit kan rye of kolomme wees. As jy niks verander nie, word die eerste item by verstek gekies. Nadat ons seker gemaak het dat die instellings ingestel is soos ons nodig het, moet ons ons optrede bevestig deur die OK-knoppie te druk. Aangesien ons volgens ry groepeer, hoef ons niks te verander nie, ons moet net dubbelkontroleer.

Belangrik: as jy, voordat jy begin om voorwerpe te groepeer, nie 'n sel nie, maar hele kolomme of rye op die koördinaatpaneel kies, dan sal hierdie dialoogkassie nie verskyn nie. Die program sal uitvind wat om op sy eie te doen.

Die feit dat die lyne gegroepeer is, kan ons verstaan ​​deur die minusteken op die koördinaatpaneel. Dit sê vir ons dat die data bekend gemaak is. Nou kan ons hulle versteek deur op hierdie ikoon te klik of deur op die 1-knoppie 'n bietjie hoër te klik (dit dui die graad van groepering aan).

Ons sien dat die lyne versteek is, en die minus teken het verander na 'n plus. Om die verlangde lyn oop te maak, kan jy daarop klik, en dan sal die program dit op sy eie doen. As jy al die lyne moet uitbrei, moet jy op die "2" -knoppie klik, wat in hierdie geval bo-op die koördinaatpaneel geleë is.

Hoe om kolomme te groepeer

Om kolomme te groepeer, is die algoritme van aksies ongeveer dieselfde:

1. Afhangende van watter opsies ons in die instellings gekies het, moet ons 'n nuwe kolom links of regs van die area wat gegroepeer sal word, invoeg.
2. Ons skryf die naam van die groep in die boonste sel van die verskynende kolom neer.
3. Ons kies al die kolomme wat ons moet groepeer (los net die een wat ons in die eerste stadium bygevoeg het), en klik dan op die "Groep" -knoppie op dieselfde manier as die algoritme hierbo beskryf.
4. Nou moet ons op die item "Kolomme" in die klein venster klik en op die "OK" knoppie klik.
5. Voorspoed.

Let daarop. Net soos wanneer ons rye groepeer, as ons hele kolomme in die horisontale koördinaatbalk kies, kry ons nie 'n klein dialoogkassie nie.

Hoe om multivlakgroepering te maak

Excel is 'n funksionele program, maar die moontlikhede daarvan eindig nie met enkelvlakgroepering, soos beskryf in die voorbeelde hierbo nie. Daar is ook die vermoë om selle volgens verskeie vlakke te groepeer. Dit word op die volgende manier gedoen:

1. Om mee te begin, word die hoofgroep geskep op die wyse hierbo beskryf. Subgroepe sal dan daarby gevoeg word.
2. Daarna maak ons ​​seker dat die hoofgroep oopgemaak word. Daarin voer ons ook die aksies hierbo uit. Die spesifieke stappe hang daarvan af of die persoon met rye of kolomme werk.
3. As gevolg hiervan kan groepe van verskeie vlakke geskep word.

Instruksies vir die ontgroepering van data

'n Situasie kan ontstaan ​​wanneer 'n voorheen geskepte groep of subgroep nie meer nodig is nie. Daar is 'n aparte funksie hiervoor – “Ontgroepeer”. Om dit te implementeer, moet jy die volgende stappe volg:

1. Kies die elemente wat deel is van die groep.
2. Maak die "Data"-oortjie oop.
3. Ons kry die "Struktuur" groep daar, maak dit oop met die pyltjie hieronder.
4. Klik daar op die "Ontgroepeer"-knoppie. Dit is baie belangrik om op die ikoon te klik, nie die inskripsie nie.

Vervolgens kies ons presies wat ons wil ontgroepeer. Ons kies die item wat geskik is, afhangende van wat ons voorheen gegroepeer het. Nadat u die aksie voltooi het, druk die OK-knoppie.

Aandag! As voor dit 'n multi-vlak groepering gemaak is of verskeie verskillende groepe geskep is, dan moet hulle afsonderlik hervorm word.

Hier ontvang ons ook so 'n resultaat.

Dit is 'n algemene algoritme om selle te ontgroepeer, maar soos in enige besigheid is daar baie nuanses. Kom ons kyk na hulle in meer detail.

Hoe om velle te ontgroepeer

Dit mag nodig wees om blaaie van tyd tot tyd te ontgroepeer. Om dit te doen, moet jy die volgende volgorde van aksies uitvoer:

1. Om mee te begin, vind ons daardie velle wat gegroepeer is. As die velle vooraf gegroepeer is, sal hulle in dieselfde kleur vertoon word of die titel sal vetdruk wees.
2. Daarna moet jy regskliek op een van die velle van die groep, en klik dan op die "Ongroepeer velle"-knoppie in die kontekskieslys. Nou sal hulle ongegroepeer word, en alle veranderinge sal onafhanklik van die ander aan hulle aangebring word.

Nog 'n manier om velle te ontgroepeer is deur die Shift-sleutel te gebruik en dan op die aktiewe blad te klik in die groep wat jy wil ontgroepeer. Dit wil sê, jy moet die groep definieer wie se ontgroepering vereis word, klik dan op een van die oortjies, en klik dan daarop terwyl jy die Shift-sleutel ingedruk hou.

Nadat die veranderinge aangebring is, kan jy nou van die velle groepeer. Om dit te doen, druk die Ctrl- of Cmd-sleutel (die eerste is vir rekenaars met Windows, en die tweede is vir Apple-tegnologie), en terwyl u die knoppie hou, klik om die beurt op die velle wat u in 'n groep wil kombineer. Daarna sal die program alles vir die gebruiker doen.

Hoe om handmatig gegroepeerde data te ontgroepeer

Voordat u selle ontgroepeer, moet u eers verstaan ​​hoe hulle gegroepeer is: handmatig of outomaties. Handmatige groepering word beskou as die metode hierbo beskryf. Outomatiese generering van groepe is wanneer hulle geskep word deur sekere funksies te gebruik. Byvoorbeeld, na die generering van subtotale. Die feit dat hierdie geleentheid gebruik is, kan verstaan ​​word uit die reël "Tussenresultate".

As die data gegroepeer is deur die funksie met dieselfde naam Excel, dan moet jy seker maak dat die groep ontplooi is om dit te ontbind. Indien nie, dan moet jy op die +-knoppie op die sybalk aan die linkerkant klik. Die feit dat die groep ontplooi is, kan ons met die knoppie beoordeel – op dieselfde plek. Wanneer ons 'n groep uitbrei, begin ons beide versteekte rye en groepe sien. Daarna, met die sleutelbord of die linkermuisknoppie, kies al die selle in die groep, en dan - volgens die algoritme hierbo beskryf.

Min mense weet dat daar 'n ander manier is om met die hand gegroepeerde selle te ontgroepeer – met behulp van snelsleutels.

Om dit te doen, moet jy eers daardie kolomme kies wat gegroepeer is, en dan die Alt + Shift + Linkspyltjie-sleutels druk. As die werk uitgevoer word op 'n rekenaar wat onder Mac OS beheer word, moet u die sleutelkombinasie Command + Shift + J gebruik.

Hoe om data outomaties gegroepeer te ontgroepeer

As, as gevolg van die kontrole wat in die vorige paragraaf uitgevoer is, dit blyk dat die data outomaties gegroepeer is, dan is alles ietwat meer ingewikkeld, aangesien die standaard ontgroeperingsfunksie nie in hierdie geval sal werk nie. Aksies hang af van wat presies die groepering van data uitgevoer het. As dit die "Subtotale" funksie is, dan is die volgorde van aksies soos volg:

1. Ons maak dieselfde oortjie oop met data op die hoofpaneel (of lint, soos dit ook dikwels genoem word).
2. Nadat ons op die "Subtotale"-knoppie geklik het (dit is presies wat ons as 'n tweede stap moet doen), sal ons 'n venster hê. Die knoppie self is in dieselfde afdeling - Struktuur. Daarna sal 'n venster verskyn waarin ons op die "Verwyder alles" -knoppie moet klik. Dit kan in die onderste linkerhoek van die venster of elders gevind word (afhangende van die weergawe van Office en die spesifieke sigbladprogram).

Aandag! Hierdie metode verwyder nie net die groep nie, maar ook subtotale. Daarom, as jy dit moet hou, is dit beter om die groepelemente na 'n ander blad te kopieer en as ongegroepeerdes te gebruik.

'n Sterk aanbeveling vir enige bewerkings met 'n tabel om data te groepeer of te ontgroepeer. Voordat u dit doen, moet u 'n kopie van die oorspronklike tabel maak. In hierdie geval kan jy die oorspronklike aansig van die dokument herstel as iets nie volgens plan verloop nie.

Dus, Excel het 'n baie wye funksionaliteit vir die strukturering van data. Natuurlik sal dit nie alles vir 'n persoon kan doen nie, maar dit laat jou toe om werk makliker met gestruktureerde data te organiseer. Die res sal deur die persoon gedoen moet word. Dit is egter 'n baie funksionele hulpmiddel wat baie nuttig sal wees vir diegene wat met groot hoeveelhede numeriese en tekstuele inligting moet werk.