Hoe om 'n Excel-lêer terselfdertyd te deel

In die proses om aan 'n Excel-dokument te werk, word dit dikwels nodig dat verskeie mense gelyktydig daaraan koppel. En baie dikwels kan hul getal in 'n paar dosyne bereken word. Daarom is die kwessie van samewerking nie beperk tot net om mense te verbind nie, aangesien hulle dikwels teenstrydige veranderinge kan maak wat moet leer hoe om vinnig en effektief te redigeer.

Wie kan dit doen? 'n Persoon wat die status van 'n meestergebruiker het. Kortom, wat moet gedoen word om gesamentlike werk met 'n dokument nie net moontlik nie, maar ook effektief te maak?

Kenmerke van werk met 'n gedeelde Excel-lêer

Werk met 'n gedeelde lêer in Excel het sy eie kenmerke. So, sommige aksies is nie vir gebruikers beskikbaar nie:

1. Die skep van tabelle.
2. Scenariobestuur, insluitend die besigtiging daarvan.
3. Verwydering van lakens.
4. Gebruikers het nie die vermoë om verskeie selle saam te voeg of, omgekeerd, voorheen saamgevoegde selle te verdeel nie. 
5. Enige bewerkings met XML-data.

Hoe kan hierdie beperkings omseil word? U hoef net die algemene toegang te verwyder en dit dan terug te stuur wanneer dit nodig is.

Hier is nog 'n sigblad met 'n paar take wat moontlik of nie moontlik is as jy met verskeie mense op dieselfde sigblad werk nie.

Hoe om 'n Excel-lêer te deel

Eerstens moet jy verstaan ​​watter lêer beskikbaar gestel moet word vir redigering deur verskeie mense gelyktydig. Dit kan óf 'n nuwe lêer óf 'n bestaande een wees. 

Stellings

Alles wat jy moet doen om 'n lêer in Excel te deel, is in die Boekdeel-afdeling, wat gevind kan word deur na die Review-oortjie te gaan.

'n Venster sal verskyn met twee oortjies. Ons stel belang in die eerste een, wat outomaties oopmaak. Ons moet die blokkie langs die item wat in die skermkiekie gemerk is met 'n rooi reghoek merk. Daarmee stel ons verskeie gebruikers in staat om 'n dokument te bestuur.

Nadat ons toegang vir redigering oopgemaak het, moet ons dit konfigureer. Om dit te doen, maak die tweede oortjie oop.

Nadat ons die parameters ingevoer het, bevestig ons ons optrede. Om dit te doen, klik links op die "OK" knoppie. Deel kan oop wees vir enige boek, beide nuwe en bestaande. In die eerste geval sal jy 'n naam vir haar moet uitdink. 

Daarna moet jy die lêer op jou rekenaar stoor.

Belangrik! Die formaat moet so wees dat die lêer deur elke gebruiker met hul weergawe van sigblaaie oopgemaak kan word.

Maak tans 'n gedeelde lêer oop

Jy moet die lêer stoor in 'n netwerkdeel of vouer wat toegang het tot die deelnemers wat die lêer wil gebruik. Nadat die gids gekies is, hoef ons net op die "Stoor"-knoppie te klik.

Dit word egter nie toegelaat om 'n webbediener te gebruik om die gedeelde lêer te stoor nie. 

Nadat u al die bewerkings hierbo beskryf het, moet u kyk of dit moontlik is om ander mense te verbind. Om dit te doen, maak die "Data"-oortjie oop en vind die "Connections"-item direk daaronder. As jy daarop klik, sal jy skakels of skakels kan verander. As daar geen ooreenstemmende knoppie is nie, is daar geen geassosieerde lêers nie.

Vervolgens word die "Status"-oortjie oopgemaak, met behulp waarvan dit moontlik is om die verbindings na te gaan. Die feit dat alles in orde is, kan herken word aan die teenwoordigheid van die "OK" -knoppie.

Hoe om 'n gedeelde Excel-werkboek oop te maak

Excel laat jou ook toe om 'n gedeelde werkboek oop te maak. Om dit te doen, moet jy op die Office-knoppie klik. Wanneer die opspringpaneel verskyn, moet ons die "Open"-item kies en die boek kies wat vir deling gebruik sal word. Klik daarna weer op die Office-knoppie en maak die venster "Excel-opsies" oop, wat onderaan gevind kan word.

Aan die linkerkant van die venster wat verskyn, sal u 'n kategorie instellings kan kies, maar ons stel belang in die heel eerste een, wat die mees algemene parameters bevat.

Gaan dan na die item "Persoonlike instelling", waar u data moet spesifiseer waarmee u gebruikers kan filter - gebruikersnaam, bynaam.

Nadat u hierdie bewerkings uitgevoer het, word dit moontlik om die inligting in die dokument te wysig of sommige data by te voeg. Moenie vergeet om jou veranderinge te stoor nadat jy dit gemaak het nie.

Dit kan soms probleme veroorsaak wanneer jy stoor. Byvoorbeeld, deling is slegs beskikbaar vir die eerste opening, en wanneer jy probeer om die dokument 'n tweede keer oop te maak, gooi die program 'n fout. Dit kan om die volgende redes gebeur:

1. As verskeie deelnemers data gelyktydig in dieselfde sel invoer. Of enige ander deel.
2. Genereer 'n veranderingslogboek wat veroorsaak dat die werkboek in grootte groei. Dit lei tot probleme.
3. Die gebruiker is van deling verwyder. In hierdie geval sal die stoor van die veranderinge nie net op sy rekenaar werk nie. 
4. Die netwerkhulpbron is oorlaai.

Om die probleem op te los, moet jy die volgende stappe neem:

1. Vee die veranderingslogboek uit of vee oortollige inligting daaruit uit. 
2. Verwyder oortollige inligting binne die dokument self.
3. Herbegin deel. 
4. Maak 'n Excel-dokument in 'n ander kantoorredigeerder oop en stoor dit dan weer in xls-formaat.

Dit is waar, in onlangse weergawes kom hierdie fout nie so gereeld voor as in ouer weergawes nie.

Hoe om lidaktiwiteit te sien

In die loop van gesamentlike werk moet jy voortdurend monitor sodat een van die deelnemers nie iets bederf nie. Daarom moet jy leer om te verstaan ​​watter aksies deur een van hulle gepleeg is. Om dit te doen, moet jy die volgende stappe uitvoer.

1. Gaan na die "Hersien"-oortjie, en daar vind die item "Regstellings". In die kieslys, kies die item "Kies regstellings".
   

   

2. Vervolgens sal 'n venster verskyn waarin u kan uitvind watter veranderinge deur gebruikers aangebring is. Hierdie lys word outomaties gegenereer. Jy kan verifieer dat dit wel die geval is deur na die merkblokkie langs die ooreenstemmende item in hierdie dialoogkassie te kyk.
   

   

    In hierdie geval sal slegs die veranderinge wat gemaak is sedert die laaste stoor in die lys in die linker boonste hoek vertoon word. Dit word gerieflikheidshalwe gedoen, jy kan altyd vroeër wysigings in die joernaal sien.

3. Elke deelnemer kry 'n spesifieke kleur, waardeur jy kan verstaan ​​wie die veranderinge gemaak het. Die etikette is in die boonste linkerhoek. Jy kan ook opsporingsveranderings volgens tyd, 'n spesifieke gebruiker of in 'n spesifieke reeks opstel, asook hul vertoning deaktiveer.
   

   

4. Wanneer jy oor 'n sel beweeg wat so 'n merk het, verskyn 'n klein blokkie waaruit jy kan verstaan ​​wie die veranderinge gemaak het.
   

   

5. Om aanpassings aan die reëls vir die vertoon van regstellings te maak, moet jy terugkeer na die instellingsvenster, en dan die "Teen tyd"-veld vind, waar jy 'n beginpunt kan stel om veranderinge te bekyk. Dit wil sê die tyd vanwaar regstellings vertoon sal word. Jy kan die tydperk sedert die laaste stoor instel, stel om alle veranderinge vir altyd te vertoon, eksklusief nie gesien nie, of spesifiseer die datum vanwaar dit vertoon sal word.
   

   

6. Jy kan ook die vertoning van regstellings wat slegs deur 'n spesifieke lid gemaak word, beheer.
   

   

7. Deur die ooreenstemmende veld te gebruik, kan jy die reeks stel van die blad waarin die opdrag se aksies aangeteken sal word.

Jy kan ook ander veranderinge maak deur die toepaslike merkblokkies op die regte plekke te merk.

Die lys van veranderinge is nie dooie gewig nie. Die hoofgebruiker kan die wysigings van ander deelnemers hersien, dit bevestig of verwerp. Hoe om dit te doen?

1. Gaan na die "Hersien"-oortjie. Daar is 'n "Regstellings"-kieslys waar die gebruiker regstellings kan bestuur. In die opspringpaneel moet u die opsie "Aanvaar / verwerp korreksies" kies, waarna 'n venster vertoon sal word waarin regstellings vertoon word.
   

   

   

2. Die keuse van wysigings kan uitgevoer word volgens dieselfde kriteria as wat vroeër beskryf is: volgens tyd, deur 'n spesifieke gebruiker, of binne 'n sekere reeks. Nadat u die vereiste parameters ingestel het, druk die OK-knoppie.
3. Vervolgens sal alle aanpassings wat voldoen aan die voorwaardes wat in die vorige stap gestel is, vertoon word. Jy kan instem tot 'n spesifieke wysiging of dit verwerp deur op die toepaslike knoppie onderaan die venster te klik. Dit is ook moontlik om aanpassings te aanvaar of te verwerp.
   

   

Nou is die nodige aanpassings gelaat, en die ekstras is verwyder.

Hoe om gebruiker uit Excel-lêer te verwyder

Van tyd tot tyd word dit nodig om gebruikers van mede-outeur te verwyder. Daar kan 'n groot aantal redes wees: hulle het 'n ander taak gekry, die deelnemer het vanaf 'n ander rekenaar begin wysigings maak, ensovoorts. Die implementering van hierdie taak in Excel is glad nie moeilik nie.

Maak eers die "Hersien"-oortjie oop. Daar is 'n groep "Veranderinge", waar daar 'n opsie is "Toegang tot die boek".

Daarna sal dieselfde venster wat ons vroeër gesien het op die skerm verskyn. 'n Lys van al die mense wat veranderinge aan die tabel kan maak, kan op die Wysig-oortjie gevind word. Om 'n gebruiker te verwyder wat ons nie op die oomblik nodig het nie, moet u dit in hierdie lys vind, dit kies deur die linkermuisknoppie te druk en op die "Verwyder" -knoppie te klik, wat hieronder geleë is.

Vervolgens sal Excel die gebruiker waarsku dat die regstellings wat deur hierdie deelnemer gemaak is, dalk nie gestoor sal word as hy tans veranderinge aan die werkboek maak nie. As jy saamstem, klik dan "OK", en die gebruiker sal nie meer gedeel word nie.

Hoe om die gebruik van 'n gedeelde werkboek te beperk

Die beste manier om die gebruik van 'n gedeelde grootboek te beperk, is om die gebruiker te verwyder. As dit nie geskik is nie, kan jy die reg stel om die boek deur 'n spesifieke deelnemer te sien of te redigeer.

Dit gesê, dit is belangrik om te onthou dat sommige beperkings by verstek in die deel ingebou is. Hulle is hierbo beskryf. Kom ons onthou hulle, want herhaling is die moeder van leer.

1. Dit is verbode om slim tabelle te skep wat data outomaties opdateer en baie ander kenmerke het.
2. Jy kan nie skrifte bestuur nie. 
3. Daar is 'n ingeboude beperking om blaaie uit te vee, selle te koppel of te ontkoppel.
4. Voer alle bewerkings op XML-data uit. In eenvoudige woorde, daar is beperkings op die strukturering van 'n groot hoeveelheid data, insluitend die redigering van hul skikkings. XML is een van die mees obskure lêertipes vir beginners, maar dit is eintlik redelik eenvoudig. Met hierdie tipe lêer kan jy data oordra deur bondelveranderinge aan die dokument te maak. 

Eenvoudig gestel, mede-outeur stel jou in staat om standaardbewerkings op 'n dokument uit te voer, maar meer professionele opsies is slegs vir een persoon beskikbaar. Dit is omdat dieselfde makro's of XML-joernaalveranderinge ietwat moeiliker is om terug te draai. 

Om deel te deaktiveer en dan weer aan te skakel, is nog 'n manier om te beperk wat Excel-gebruikers kan doen. Jy kan self die nodige veranderinge aanbring en sodoende ander mense tydelik die geleentheid ontneem om iets te wysig.

Om dit te doen, moet jy hierdie stappe volg.

1. Maak die "Hersien"-oortjie oop, gaan na die "Regstellings"-item en kies die "Hoog hersienings"-item uit die opwipkieslys.
2. Daarna verskyn 'n venster waarin u die blokkies langs die items "Gebruiker" en "In die reeks" moet ontmerk.
3. Daarna verskyn 'n veranderingslogboek, wat nodig is vir die rugsteun van data.

Daarna kan jy deling afskakel. Om dit te doen, kies op dieselfde oortjie op die lint die item "Toegang tot die boek" en ontmerk "Laat veelvuldige gebruikers toe om die lêer te wysig."

Dis dit, nou is deling gedeaktiveer.

Dit is dus redelik maklik om mede-outeur in Excel op te stel. Natuurlik is daar sekere beperkings wat jou nie toelaat om die dokument ten volle te gebruik nie. Maar dit word eenvoudig opgelos, dit is genoeg om deling vir 'n rukkie af te skakel en dit dan aan te skakel wanneer die nodige veranderinge aangebring is.