Contents [show]
In die oggend moet jy 'n lys take skryf, prioritiseer ... En dis al, ons is verseker 'n suksesvolle dag? Ongelukkig nee. Ons verstaan immers nie altyd hoe om die hoof van die sekondêre, die belangrike van die dringende te onderskei nie. Ons sukkel ook om te konsentreer. 'n Besigheidsafrigter vertel hoe om dit reg te stel.
“Ongelukkig is situasies waar ek dit regkry om my prioriteite op die voorgrond te stel eerder die norm as die uitsondering. Ek probeer om my take vir die dag te beplan en die belangrikste ding uit te lig, maar aan die einde van die dag voel ek heeltemal uitgeput omdat ek afgelei word deur oproepe, klein omset en vergaderings. Die belangrikste take word steeds uitgestel, en die grootse planne vir die jaar bly op stukkies papier geskryf. Wat kan jy doen om jouself te help?» vra Olga, 27 jaar oud.
Ek kom dikwels 'n soortgelyke versoek teë in opleidings oor bestuurseffektiwiteit. Kliënte glo dat die hoofrede vir hul probleem die gebrek aan prioriteite is. Maar in werklikheid is hulle, net 'n persoon is nie baie gekonsentreer op hulle nie.
En die eerste stap om hierdie probleem op te los, is om die regte instrument te kies om aan jou konsentrasie te werk. Dit moet presies by jou persoonlike eienskappe pas: jy moet die omstandighede van jou werk en woonplek in ag neem.
Om te begin, kan jy verskeie gewilde metodes gebruik wat lank reeds as doeltreffend erken word. Ek probeer hulle aanbeveel by kliënte met wie ons pas begin werk.
Eerste benadering: Verstaan die evalueringskriteria
Beantwoord eers die vraag: Watter kriteria gebruik jy wanneer jy prioritiseer? Die mees algemene antwoord is die "dringendheid"-kriterium. Daarmee staan alle sake in 'n ry na gelang van die sperdatum. En eers daarna bou ons nuwe take in die gevolglike «virtuele konstruktor» in, en verskuif dié wat later voltooi kan word ver terug.
Wat is die nadele van hierdie benadering? Die lys van vandag se prioriteite moet nie net insluit wat môre relevansie sal verloor nie, dit wil sê dringend, maar ook wat ons abstrak "belangrik" noem. Dit is wat ons beweeg in die rigting van die bereiking van die doel, of wat ernstige struikelblokke op pad daarheen uit die weg ruim.
En hier maak baie die fout om die kriteria te vervang. Lakonies kan dit soos volg uitgedruk word: "Dit is baie dringend, want dit is baie belangrik!" "Dit is baie belangrik, want die sperdatum is môre!" Maar as jou lys van prioriteite vir die dag nie take bevat wat lei tot die bereiking van doelwitte wat vir jou belangrik is nie, moet jy jou doenlys noukeurig ontleed.
Jy moet besluit watter kriteria jy gebruik om die «dringendheid» en «belangrikheid» van take te bepaal en of jy hierdie twee konsepte meng.
Tweede benadering: Identifiseer drie kategorieë van prioriteite
Soos u weet, is beplanningshorisonne anders. As ons 'n beplanningshorison van een dag oorweeg, is dit beter om soos volg voort te gaan:
- Stel een topprioriteit vir die dag. Dit is die taak waaraan jy vandag die maksimum van jou tyd en energie sal spandeer;
- Identifiseer drie of vier dinge waaraan jy vandag die minste tyd en moeite sal spandeer. Dit is beter as jy neerskryf hoeveel tyd (vyf minute, tien minute) jy beplan om aan 'n spesifieke saak te bestee. Dit sal jou "laaste prioriteit" lys word.
- In die derde kategorie sal val wat genoem kan word "gevalle van die residuele beginsel." Hulle sal voltooi word as daar vrye tyd vir hulle oor is. Maar as hulle ongerealiseerd bly, sal dit niks beïnvloed nie.
Hier word ons gekonfronteer met die vraag: "Hoe om nie maksimum energie op die "laaste prioriteit" te spandeer nie, onbewustelik die "hoof" een opsy te sit? Die derde benadering sal help om dit te beantwoord.
Derde benadering: Gebruik stadige tydmodus
Ons spandeer die meeste van ons werktyd in die "vinnige tyd"-modus. Ons moet aan roetine-prosesse deelneem en 'n groot hoeveelheid inligting verwerk.
“Stadige tyd” is die doeltreffendste manier om die roetine wat “in die wiel hardloop” te stop. Dit is 'n bewuste kyk na jouself en die beginpunt om antwoorde op die vrae te vind: “Wat doen ek? Vir wat? Wat doen ek nie en hoekom?
Vir hierdie metode om die beste te werk, volg hierdie drie riglyne:
- Betree 'n sekere ritueel in jou daaglikse roetine. Dit behoort 'n herhalende aktiwiteit deur die dag te wees wat jou in die «stadige tyd»-modus sal plaas. Dit kan 'n teepouse wees, en gereelde hurk. Die ritueel moet nie meer as 5 minute neem nie en jou toelaat om alleen te wees. En, natuurlik, bring vir jou vreugde en plesier — dan sal jy dit nie uitstel tot môre nie.
- Hou in gedagte dat «stadige tyd» nie net tyd is om te geniet nie, maar ook 'n geleentheid om jou tevredenheid met die «vinnige tyd»-modus te verhoog. En vra jouself drie vrae af: "Watter resultaat moet ek vandag bereik?", "Wat is die volgende klein stappie na hierdie resultaat wat ek moet neem?", "Wat lei my aandag daarvan af en hoe om nie afgelei te word nie?" Hierdie vrae sal jou help om jou hoofdoelwitte in gedagte te hou. En die beplanning van die volgende klein stappe sal 'n uitstekende voorkoming van uitstel wees.
- Gebruik die stadige tydmodus twee tot vier keer per dag. Hoe meer gereeld en sterker jy deur die faktore van die buitewêreld beïnvloed word, hoe meer gereeld moet jy na hierdie modus oorskakel. Drie vrae en 'n paar minute per sessie sal genoeg wees. Die hoofkriterium is dat dit jou plesier moet verskaf. Maar onthou: om die tegniek minder as een keer per dag te gebruik, is om dit glad nie te oefen nie.