Voorwaardelike formatering in Excel – in detail met voorbeelde

As u inligting visueel moet aanbied, is dit baie gerieflik om dit met voorwaardelike formatering te doen. Die gebruiker wat hierdie diens gebruik, bespaar 'n groot hoeveelheid energie en tyd. Om die nodige inligting te kry, is 'n vinnige aansig van die lêer genoeg.

Hoe om voorwaardelike formatering in Excel te doen

U kan "Voorwaardelike formatering" op die heel eerste oortjie van die lint vind deur na die "Style"-afdeling te gaan. 

Volgende, moet jy die pyl-ikoon 'n bietjie na regs met jou oog vind, beweeg die wyser daarna. Dan sal die instellings oopmaak, waar u al die nodige parameters buigsaam kan instel. 

Vervolgens moet jy die toepaslike operateur kies om die verlangde veranderlike met 'n getal te vergelyk. Daar is vier vergelykingsoperateurs – groter as, minder as, gelyk aan en tussen. Hulle word in die reëls-kieslys gelys. 

Vervolgens het ons 'n reeks getalle in die reeks A1:A11 gespesifiseer.

Kom ons formateer 'n geskikte datastel. Dan maak ons ​​die “Voorwaardelike formatering”-instellingskieslys oop en stel die vereiste dataseleksiekriteria in. In die geval van ons sal ons byvoorbeeld die kriterium "Meer" kies. 

'n Venster met 'n stel opsies sal oopmaak. In die linkerdeel van die venster is daar 'n veld waarin jy die nommer 15 moet spesifiseer. In die regter deel word die metode vir die uitlig van inligting aangedui, mits dit aan die voorheen gespesifiseerde kriterium voldoen. Die resultaat sal onmiddellik vertoon word.

Voltooi dan die konfigurasie met die OK-knoppie.

Waarvoor is voorwaardelike formatering?

Tot 'n sekere mate kan ons sê dat dit 'n hulpmiddel is, nadat ons geleer het wat werk met Excel nooit dieselfde sal wees nie. Dit is omdat dit die lewe baie makliker maak. In plaas daarvan om elke keer die formatering van 'n sel wat ooreenstem met 'n sekere toestand met die hand te stel, en ook self te probeer kontroleer of dit aan hierdie kriterium voldoen, hoef jy net die instellings een keer te stel, en dan sal Excel alles self doen.

Byvoorbeeld, jy kan alle selle wat 'n getal groter as 100 bevat, rooi laat word. Of, bepaal hoeveel dae oor is tot die volgende betaling, en kleur dan daardie selle in waarin die sperdatum nog nie ver genoeg is nie, groen in. 

Kom ons neem 'n voorbeeld.

Hierdie tabel toon die voorraad wat in voorraad is. Dit het kolomme. as 'n produk, gemiddelde verkope (gemeet in eenhede per week), voorraad en hoeveel weke van hierdie produk oor is.

Verder is die taak van die aankoopbestuurder om daardie poste te bepaal waarvan die aanvulling nodig is. Om dit te doen, moet jy na die vierde kolom van links kyk, wat die voorraad goedere per week aanteken.

Gestel die maatstaf vir die bepaling van 'n oorsaak vir paniek is minder as 3 weke se voorraad. Dit dui aan dat ons 'n bestelling moet voorberei. As die voorraad goedere minder as twee weke is, dui dit op die behoefte om dringend 'n bestelling te plaas. As die tabel 'n groot aantal posisies bevat, is dit nogal problematies om met die hand te kontroleer hoeveel weke oor is. Selfs as jy die soektog gebruik. En kom ons kyk nou hoe die tafel lyk, wat skaars goedere in rooi uitlig.

En inderdaad, dit is baie makliker om te navigeer. 

Dit is waar, hierdie voorbeeld is opvoedkundig, wat ietwat vereenvoudig is in vergelyking met die werklike prentjie. En die bespaarde sekondes en minute met die gereelde gebruik van sulke tafels verander in ure. Nou is dit net genoeg om na die tabel te kyk om te verstaan ​​watter goedere 'n tekort het, en nie ure spandeer om elke sel te ontleed nie (as daar duisende sulke kommoditeitsitems is).

As daar "geel" goedere is, dan moet jy dit begin koop. As die ooreenstemmende posisie rooi is, moet u dit dadelik doen. 

Volgens waarde van 'n ander sel

Kom ons kyk nou na die volgende praktiese voorbeeld.

Gestel ons het so 'n tabel, en ons staan ​​voor die taak om rye wat sekere waardes bevat, uit te lig. 

Dus, as die projek steeds uitgevoer word (dit wil sê, dit is nog nie voltooi nie, daarom is dit gemerk met die letter "P"), dan moet ons die agtergrond rooi maak. Voltooide projekte word in groen gemerk.

Ons volgorde van aksies in hierdie situasie sal soos volg wees:

1. Kies 'n reeks waardes. 
2. Klik op die knoppie "Voorwaardelike formatering" - "Skep reël".
3. Neem asseblief kennis dat jy in ons geval die formule in die vorm van 'n reël moet toepas. Vervolgens gebruik ons ​​die funksie IFom bypassende lyne uit te lig. 

Vul dan die lyne in soos in hierdie prentjie getoon.

Belangrik! Strings moet absoluut verwys word. As ons na 'n sel verwys, dan word dit in hierdie geval gemeng (met kolomfiksasie).

Net so word 'n reël geskep vir daardie werkprojekte wat nie tot op datum voltooi is nie. 

Dit is hoe ons kriteria lyk.

En uiteindelik het ons so 'n databasis as gevolg.

Veelvuldige voorwaardes

Vir duidelikheid, kom ons neem die reeks A1:A11 uit die tabel om te demonstreer hoe jy in 'n werklike praktiese voorbeeld verskeie voorwaardes kan gebruik om die selformatering te bepaal.

Die voorwaardes self is soos volg: as die getal in die sel die waarde 6 oorskry, dan word dit in rooi uitgelig. As dit groen is, dan is die kleur groen. En laastens sal die grootste getalle, meer as 20, in geel uitgelig word. 

Daar is verskeie maniere hoe voorwaardelike formatering volgens verskeie reëls uitgevoer word.

1. Metode 1. Ons kies ons reeks, waarna, in die voorwaardelike formatering-instellingskieslys, so 'n seleksiereël soos "Meer" kies. Die getal 6 word aan die linkerkant geskryf, en die formatering word aan die regterkant gestel. In ons geval moet die vul rooi wees. Daarna word die siklus twee keer herhaal, maar ander parameters is reeds ingestel - onderskeidelik meer as 10 en groen kleur en meer as 20 en geel kleur. Jy sal so 'n resultaat kry.
   

   

2. Metode 2. Gaan na die hoofinstellingskieslys van die Excel “Voorwaardelike formatering”-instrument. Daar vind ons die "Skep reël"-kieslys en klik met die linkermuisknop op hierdie item.
   

   

    Daarna, kies dan die item "Gebruik formule ..." (uitgelig in die figuur met 'n rooi raam) en stel die eerste voorwaarde in. Klik daarna op OK. En dan word die siklus herhaal vir daaropvolgende toestande op dieselfde manier as hierbo beskryf, maar die formule word gebruik.

   

Dit is belangrik om dit in ag te neem. In ons voorbeeld pas sommige selle aan verskeie kriteria gelyktydig. Excel los hierdie konflik soos volg op: die reël wat hierbo is, word eerste toegepas. 

En hier is 'n kiekie vir beter begrip.

Ons het byvoorbeeld die getal 24. Dit voldoen aan al drie voorwaardes op dieselfde tyd. In hierdie geval sal daar 'n vul wees wat aan die eerste voorwaarde voldoen, ondanks die feit dat dit meer onder die derde val. As dit dus belangrik is dat getalle bo 20 met geel gevul word, moet die derde voorwaarde in die eerste plek geplaas word. 

Voorwaardelike datumformatering

Kom ons kyk nou hoe voorwaardelike formatering met datums werk. Ons het so 'n cool reeks.

In hierdie geval moet u 'n voorwaardelike formateringreël soos "Datum" instel.

Daarna word 'n dialoogkassie oop met 'n hele stel voorwaardes. U kan hulle in detail in hierdie skermkiekie leer ken (hulle word aan die linkerkant van die skerm in die vorm van 'n lys gelys).

Ons hoef net die toepaslike een te kies en op die "OK"-knoppie te klik.

Ons sien dat daardie datums wat verwys na die laaste week toe hierdie reeks getrek is, in rooi uitgelig is. 

Gebruik formules

Die stel standaard voorwaardelike formateringreëls is redelik groot. Maar situasies is anders, en die standaardlys is dalk nie genoeg nie. In hierdie geval kan jy jou eie formateringsreël skep deur 'n formule te gebruik. 

Om dit te doen, klik op die "Skep reël"-knoppie in die voorwaardelike formatering-kieslys, en kies dan die item wat in die skermkiekie vertoon word.

Rye (volgens selwaarde)

Gestel ons moet die ry uitlig wat 'n sel met 'n sekere waarde bevat. In hierdie geval moet ons dieselfde volgorde van aksies uitvoer as hierbo, maar vir snare. Dit wil sê, jy kan kies op watter reeks die voorwaardelike formatering van toepassing moet wees. 

Hoe om 'n reël te skep

Om 'n reël te skep, moet jy die toepaslike opsie in die "Voorwaardelike formatering"-afdeling gebruik. Kom ons kyk na 'n spesifieke volgorde van aksies. 

Eerstens moet u die item "Voorwaardelike formatering" op die lint op die "Tuis"-oortjie vind. Dit kan herken word aan die kenmerkende veelkleurige selle van verskillende groottes met 'n prentjie langsaan met 'n deurgehaalde gelyk-teken. 

Daar is 'n "Skep reël"-knoppie. Jy kan ook op die "Bestuur reëls"-knoppie klik, waarna 'n dialoogkassie sal oopmaak, waardeur jy ook 'n reël kan skep deur op die ooreenstemmende knoppie in die boonste linkerhoek te klik. 

U kan ook in hierdie venster die reëls sien wat reeds toegepas is.

Selkeusereëls

Goed, ons praat so baie oor hoe om reëls te skep, maar wat is dit? Die seleksiereël verwys na die kenmerke wat deur die program in ag geneem word om te besluit hoe om die selle te formateer wat hulle pas. Voorwaardes kan byvoorbeeld groter wees as 'n sekere getal, minder as 'n sekere getal, 'n formule, ensovoorts. Daar is 'n hele stel van hulle. Jy kan jouself met hulle vergewis en hul gebruik "in die sandbox" oefen. 

Formateer alle selle op grond van hul waardes

'n Persoon kan onafhanklik die reeks stel: 'n hele lyn, die hele dokument of 'n enkele sel. Die program kan slegs op die waarde van een sel fokus. Dit voeg buigsaamheid by die proses. 

Formateer slegs unieke of duplikaat selle

Daar is 'n groot aantal reëls wat direk in die program ingesluit is. Jy kan met hulle kennis maak in die "Voorwaardelike formatering"-kieslys. In die besonder, om die formatering uitsluitlik op duplikaatwaardes of slegs op unieke van toepassing te maak, is daar 'n spesiale opsie - "Duplikaatwaardes".

As jy hierdie item kies, maak 'n venster met instellings oop, waar jy ook die teenoorgestelde opsie kan kies – kies slegs unieke waardes. 

Formateer waardes in die reeks onder en bo die gemiddelde

Om waardes onder of bo die gemiddelde te formateer, is daar ook 'n spesiale opsie in dieselfde spyskaart. Maar jy moet 'n ander subkieslys kies - "Reëls vir die keuse van die eerste en laaste waardes". 

Formateer slegs die eerste en laaste waardes

In dieselfde submenu is dit moontlik om slegs die eerste en laaste waardes uit te lig met 'n spesiale kleur, lettertipe en ander formateringsmetodes. Volgens die standaard is daar 'n opsie om die eerste en laaste tien elemente te kies, sowel as 10% van die totale aantal selle wat in hierdie reeks ingesluit is. Maar die gebruiker kan onafhanklik bepaal hoeveel selle hy moet kies.

Formateer slegs selle met spesifieke inhoud

Om slegs selle met spesifieke inhoud te formateer, moet jy die Gelyk Aan of Teks Bevat formateringreël kies. Die verskil tussen hulle is dat die string in die eerste geval heeltemal by die maatstaf moet pas, en in die tweede geval slegs gedeeltelik. 

Soos u kan sien, is voorwaardelike formatering 'n multifunksionele kenmerk van die Excel-program wat 'n groot aantal voordele bied aan die persoon wat dit bemeester het. Ons weet dat dit alles met die eerste oogopslag ingewikkeld kan lyk. Maar eintlik word hande daarheen getrek sodra dit blyk om 'n sekere stuk teks in rooi uit te lig (of dit op enige ander manier te formateer), op grond van die inhoud daarvan of in ooreenstemming met 'n ander maatstaf. Hierdie funksie is ingesluit in die basiese stel Excel-kennis, sonder dit is selfs amateurwerk met sigblaaie en databasisse onmoontlik.