Contents [show]
Soms kan dit moeilik wees om vinnig en doeltreffend by die tydlyne van projekte te pas. 'n Grafiese voorstelling van projeksperdatums en mylpale sal help om enige knelpunte tydens beplanning te identifiseer.
Dit is natuurlik die moeite werd om die gebruik van projekbestuurstelsels te oorweeg. So 'n stelsel sal die begin- en eindtye van die projektake teen die algemene agtergrond wys. Maar sulke stelsels is redelik duur! Nog 'n oplossing is om die Excel-tydlynstaafgrafiek te probeer gebruik wanneer jy beplan om al die konflikte in die projek te sien. Samewerking met die span en met derdeparty-spesialiste sal baie makliker wees as die optrede van almal op dieselfde blad gesien kan word!
Ongelukkig is die skep van 'n tydlyn in Microsoft Excel nie 'n maklike taak nie. Ek sal nie aanbeveel om 'n komplekse Gantt-grafiek in Excel te bou nie, maar 'n eenvoudige tydlyn kan geskep word deur ons stap-vir-stap instruksies te volg:
Stap 1: Berei die data voor
Om mee te begin, benodig ons 'n datatabel, in die linkerkolom waarvan (kolom А) bevat al die taakname, en die twee kolomme aan die regterkant is gereserveer vir die begindatum en duur van die taak (kolomme В и С).
Stap 2: Skep 'n grafiek
Merk die voorbereide datatabel en dan op die oortjie Plaas (Voeg in) in afdeling diagramme (Charts) klik Regeer gestapel (Gestapelde Bar).
Stap 3: Teken data korrek op die grafiek
Hierdie stap is altyd die moeilikste, aangesien die grafiek aanvanklik met die korrekte data op die verkeerde plekke geplot word, as daardie data ooit op die grafiek verskyn het!
Klik op die knoppie Kies data (Kies Data) oortjie konstruktor (Ontwerp). Kyk wat is in die area Legende-items (rye) (Legend Entries (Reeks)) twee elemente word geskryf – duur (Duration) en begindatum (Begin Date). Daar moet slegs hierdie twee elemente wees.
Laat ek raai. Het al die inligting geskuif of na die kant toe geskuif? Kom ons maak dit reg.
Om jou data reg te stel, klik Voeg (Voeg by) of verandering (Redigeer) in die area Legende-items (rye) (Legende-inskrywings (Reeks)). Om 'n begindatum by te voeg, spesifiseer 'n sel B1 in die veld Ry naam (Reeksnaam), en in die veld Die waardes (Reekswaardes) – reeks B2:B13. Op dieselfde manier kan jy die duur van take (Duration) byvoeg of verander – in die veld Ry naam (Reeksnaam) spesifiseer 'n sel C1, en in die veld Die waardes (Reekswaardes) – reeks C2:C13.
Klik op die knoppie om die kategorieë op te ruim verandering (Redigeer) in die area Horisontale as-etikette (kategorieë) (Horizontale (Kategorie) As-etikette). Die datareeks moet hier gespesifiseer word:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
Op hierdie punt moet die grafiek soos 'n gestapelde grafiek lyk met taaktitels op die vertikale as en datums op die horisontale as.
Stap 4: Verander die resultaat in 'n Gantt-kaart
Al wat nog gedoen moet word, is om die vulkleur van die mees linkse dele van al die resulterende grafiekstawe na óf wit óf deursigtig te verander.
★ Lees meer oor die skep van 'n Gantt-kaart in die artikel: → Hoe om 'n Gantt-kaart in Excel te bou – stap-vir-stap instruksies
Stap 5: Verbeter die voorkoms van die grafiek
Die laaste stap is om die diagram mooier te maak sodat dit aan die bestuurder gestuur kan word. Kontroleer die horisontale as: slegs die projekduurstawe moet sigbaar wees, dws ons moet die leë spasie wat in die vorige stap verskyn het, verwyder. Regskliek op die horisontale as van die grafiek. 'n Paneel sal verskyn As parameters (Axis Options), waarin jy die minimum waarde van die as kan verander. Pas die kleure van die Gantt-grafiekstawe aan, stel iets interessanter. Laastens, moenie die titel vergeet nie.
Tydlyn in Excel (Gantt-grafiek) kan vir verskeie doeleindes gebruik word. Bestuur sal sekerlik waardeer dat jy so 'n skedule kan skep sonder die ekstra koste om duur projekbestuursagteware te koop!