Contents [show]
Baie besigheidsprosesse (en selfs hele besighede) in hierdie lewe behels die nakoming van bestellings deur 'n beperkte aantal kunstenaars teen 'n gegewe sperdatum. Beplanning in sulke gevalle vind plaas, soos hulle sê, "vanaf die kalender" en dikwels is daar 'n behoefte om die gebeure wat daarin beplan word (bestellings, vergaderings, aflewerings) na Microsoft Excel oor te dra - vir verdere ontleding deur formules, spiltabelle, kartering, ens.
Natuurlik wil ek so 'n oordrag nie deur dom kopiëring implementeer nie (wat net nie moeilik is nie), maar met outomatiese opdatering van data sodat in die toekoms alle veranderinge wat aan die kalender gemaak word en nuwe bestellings op die vlieg vertoon sal word in Excel. U kan so 'n invoer binne 'n kwessie van minute implementeer met behulp van die Power Query-byvoeging wat in Microsoft Excel ingebou is, vanaf die 2016-weergawe (vir Excel 2010-2013 kan dit vanaf die Microsoft-webwerf afgelaai word en afsonderlik vanaf die skakel geïnstalleer word) .
Gestel ons gebruik die gratis Google Kalender vir beplanning, waarin ek gerieflikheidshalwe 'n aparte kalender geskep het (die knoppie met 'n plusteken in die onderste regterhoek langs Ander kalenders) met die titel Werk. Hier voer ons alle bestellings in wat voltooi moet word en by kliënte by hul adresse afgelewer moet word:
Deur op enige bestelling te dubbelklik, kan jy die besonderhede daarvan bekyk of wysig:
Let daarop dat:
- Die naam van die geleentheid is bestuurderwie vervul hierdie bevel (Elena) en Bestellingnommer
- Aangewys adres lewering
- Die nota bevat (in aparte reëls, maar in enige volgorde) die bestellingparameters: betalingstipe, bedrag, kliëntnaam, ens. in die formaat Parameter=Waarde.
Vir duidelikheid word die bestellings van elke bestuurder in hul eie kleur uitgelig, hoewel dit nie nodig is nie.
Stap 1. Kry 'n skakel na Google Kalender
Eerstens moet ons 'n webskakel na ons bestelkalender kry. Om dit te doen, klik op die knoppie met drie kolletjies Kalender Opsies Werk langs die naam van die kalender en kies die opdrag Instellings en deel:
In die venster wat oopmaak, kan jy, indien verkies, die kalender publiek maak of toegang daartoe vir individuele gebruikers oopmaak. Ons benodig ook 'n skakel vir privaat toegang tot die kalender in iCal-formaat:
Stap 2. Laai data vanaf die kalender in Power Query
Maak nou Excel oop en op die blad data (as jy Excel 2010-2013 het, dan op die blad Kragnavraag) kies 'n opdrag Van die internet af (Data - vanaf internet). Plak dan die gekopieerde pad na die kalender en klik OK.
Die iCal Power Query herken nie die formaat nie, maar dit is maklik om te help. In wese is iCal 'n gewone tekslêer met 'n dubbelpunt as 'n skeidingsteken, en binne lyk dit so:
U kan dus net met die rechtermuisknop op die ikoon van die afgelaaide lêer klik en die formaat kies wat die naaste in betekenis is CSV – en ons data oor alle bestellings sal in die Power Query-navraagredigeerder gelaai word en in twee kolomme volgens dubbelpunt verdeel word:
As jy mooi kyk, kan jy duidelik sien dat:
- Inligting oor elke gebeurtenis (orde) word gegroepeer in 'n blok wat begin met die woord BEGIN en eindig met END.
- Die begin- en einddatumtye word in stringe gemerk DTSTART en DTEND gestoor.
- Die afleweringsadres is LOCATION.
- Bestelnota – BESKRYWING veld.
- Gebeurtenisnaam (bestuurdernaam en bestelnommer) — OPSOMMING-veld.
Dit bly om hierdie nuttige inligting te onttrek en dit in 'n gerieflike tabel te omskep.
Stap 3. Skakel om na normale aansig
Om dit te doen, voer die volgende ketting van aksies uit:
- Kom ons verwyder die boonste 7 reëls wat ons nie nodig het voor die eerste BEGIN-opdrag nie Tuis — Vee rye uit — Vee boonste rye uit (Tuis — Verwyder rye — Verwyder boonste rye).
- Filtreer volgens kolom Column1 reëls wat die velde bevat wat ons benodig: DTSTART, DTEND, BESKRYWING, LIGGING en OPSOMMING.
- Op die oortjie Gevorderd Voeg 'n kolom by kies Indekskolom (Voeg kolom by - Indekskolom)om 'n rynommerkolom by ons data te voeg.
- Net daar op die blad. Voeg 'n kolom by kies 'n span Voorwaardelike kolom (Voeg kolom by – Voorwaardelike kolom) en aan die begin van elke blok (orde) vertoon ons die waarde van die indeks:
- Vul die leë selle in die gevolglike kolom in Blokdeur met die rechtermuisknop op sy titel te klik en die opdrag te kies Vul - Af (Vul - af).
- Verwyder onnodige kolom indeks.
- Kies 'n kolom Column1 en voer 'n konvolusie van die data uit die kolom uit Column2 met behulp van die opdrag Transformeer – Spilkolom (Transformeer – Spilkolom). Maak seker dat u in die opsies kies Moenie saamvoeg nie (Moenie saamvoeg nie)sodat geen wiskundefunksie op die data toegepas word nie:
- In die resulterende tweedimensionele (kruis) tabel, maak die agterste skuinsstreepies in die adreskolom skoon (regskliek op die kolomopskrif - Vervang waardes) en verwyder die onnodige kolom Blok.
- Om die inhoud van die kolomme om te draai DTSTART и DTEND in 'n volle datum-tyd, merk hulle uit, kies op die oortjie Transformeer – Datum – Begin analise (Transformeer — Datum — Ontleed). Dan korrigeer ons die kode in die formulebalk deur die funksie te vervang Datum.Vanaf on DatumTyd.Vanafom nie tydwaardes te verloor nie:
- Dan, deur regs te klik op die kopskrif, verdeel ons die kolom BESKRYWING met volgorde parameters deur skeiding - simbool n, maar terselfdertyd, in die parameters, sal ons die verdeling in rye kies, en nie in kolomme nie:
- Weereens verdeel ons die resulterende kolom in twee afsonderlikes - die parameter en die waarde, maar deur die gelyke-teken.
- Kies 'n kolom BESKRYWING.1 voer die konvolusie uit, soos ons vroeër gedoen het, met die opdrag Transformeer – Spilkolom (Transformeer – Spilkolom). Die waardekolom in hierdie geval sal die kolom wees met parameterwaardes - BESKRYWING.2 Maak seker dat u 'n funksie in die parameters kies Moenie saamvoeg nie (Moenie saamvoeg nie):
- Dit bly om die formate vir alle kolomme in te stel en hulle te hernoem soos verlang. En jy kan die resultate terug oplaai na Excel met die opdrag Tuis — Maak toe en laai — Maak toe en laai in... (Tuis — Maak toe en laai — Maak toe en laai na...)
En hier is ons lys van bestellings wat vanaf Google Kalender in Excel gelaai is:
In die toekoms, wanneer u nuwe bestellings by die kalender verander of byvoeg, sal dit net genoeg wees om ons versoek op te dateer met die opdrag Data – Herlaai alles (Data – Herlaai alles).
- Fabriekskalender in Excel opgedateer vanaf die internet via Power Query
- Omskep 'n kolom in 'n tabel
- Skep 'n databasis in Excel