Contents [show]
Wanneer databasisse (DB) genoem word, is die eerste ding wat by jou opkom, natuurlik allerhande gonswoorde soos SQL, Oracle, 1C, of ten minste Access. Dit is natuurlik baie kragtige (en meestal duur) programme wat die werk van 'n groot en komplekse maatskappy met baie data kan outomatiseer. Die probleem is dat sulke krag soms eenvoudig nie nodig is nie. Jou besigheid is dalk klein en met relatief eenvoudige besigheidsprosesse, maar jy wil dit ook outomatiseer. En dit is vir klein maatskappye dat dit dikwels 'n kwessie van oorlewing is.
Om mee te begin, kom ons formuleer die TOR. In die meeste gevalle behoort 'n databasis vir rekeningkunde, byvoorbeeld, klassieke verkope in staat te wees om:
- hou in die tabelle inligting oor goedere (prys), voltooide transaksies en kliënte en koppel hierdie tabelle aan mekaar
- gemaklik wees invoervorms data (met aftreklyste, ens.)
- sommige data outomaties in te vul gedrukte vorms (betalings, rekeninge, ens.)
- die nodige uitreik verslae om die hele besigheidsproses vanuit die oogpunt van die bestuurder te beheer
Microsoft Excel kan dit alles met 'n bietjie moeite hanteer. Kom ons probeer om dit te implementeer.
Stap 1. Aanvanklike data in die vorm van tabelle
Ons sal inligting oor produkte, verkope en kliënte in drie tabelle stoor (op dieselfde blad of op verskillendes – dit maak nie saak nie). Dit is fundamenteel belangrik om dit in "slimtafels" met outomatiese grootte te verander, om nie in die toekoms daaraan te dink nie. Dit word gedoen met die opdrag Formateer as 'n tabel tab What is This (Tuis — Formateer as tabel). Op die blad wat dan verskyn konstruktor (Ontwerp) gee tabelle beskrywende name in die veld Tafelnaam vir latere gebruik:
In totaal behoort ons drie "slim tafels" te kry:
Neem asseblief kennis dat die tabelle addisionele verhelderende data kan bevat. So, byvoorbeeld, ons Prysbevat bykomende inligting oor die kategorie (produkgroep, verpakking, gewig, ens.) van elke produk, en die tabel Kliënt — stad en streek (adres, TIN, bankbesonderhede, ens.) van elk van hulle.
Tabel Verkope sal later deur ons gebruik word om voltooide transaksies daarin in te voer.
Stap 2. Skep 'n data-invoervorm
Natuurlik kan u verkoopsdata direk in die groen tabel invoer Verkope, maar dit is nie altyd gerieflik nie en behels die voorkoms van foute en tikfoute as gevolg van die "menslike faktor". Daarom sal dit beter wees om 'n spesiale vorm te maak vir die invoer van data op 'n aparte vel van iets soos hierdie:
In sel B3, gebruik die funksie om die opgedateerde huidige datum-tyd te kry Die TDATA (NOU). As tyd nie nodig is nie, dan eerder Die TDATA funksie toegepas kan word VANDAG (VANDAG).
In sel B11, vind die prys van die geselekteerde produk in die derde kolom van die slim tabel Prys die funksie te gebruik VPR (VERSOEKING). As jy dit nog nie voorheen teëgekom het nie, lees en kyk dan eers die video hier.
In sel B7 benodig ons 'n aftreklys met produkte uit die pryslys. Hiervoor kan jy die opdrag gebruik Data – Data Validasie (Data – Bekragtiging), spesifiseer as 'n beperking lys (Lys) en voer dan in die veld in Bron (Bron) skakel na kolom Naam van ons slim tafel Prys:
Net so word 'n aftreklys met kliënte geskep, maar die bron sal nouer wees:
=INDIREK(“Kliënte[Kliënt]”)
funksie INDIREKTE (INDIREK) is nodig, in hierdie geval, want Excel verstaan ongelukkig nie direkte skakels na slim tabelle in die Bron-veld nie. Maar dieselfde skakel "verpak" in 'n funksie INDIREKTE terselfdertyd werk dit met 'n knal (meer hieroor was in die artikel oor die skep van aftreklyste met inhoud).
Stap 3. Voeg 'n verkoopsinskrywingsmakro by
Nadat u die vorm ingevul het, moet u die data wat daarin ingevoer is, aan die einde van die tabel byvoeg Verkope. Deur eenvoudige skakels te gebruik, sal ons 'n reël vorm wat reg onder die vorm bygevoeg moet word:
Dié. sel A20 sal 'n skakel na =B3 hê, sel B20 sal 'n skakel na =B7 hê, ensovoorts.
Kom ons voeg nou 'n 2-reël elementêre makro by wat die gegenereerde string kopieer en dit by die Verkope tabel voeg. Om dit te doen, druk die kombinasie Alt + F11 of knoppie Visual Basic tab ontwikkelaar (Ontwikkelaar). As hierdie oortjie nie sigbaar is nie, aktiveer dit dan eers in die instellings Lêer – Opsies – Lintopstelling (Lêer - Opsies - Pas lint aan). In die Visual Basic-redigeerdervenster wat oopmaak, voeg 'n nuwe leë module deur die spyskaart in Voeg in – Module en voer ons makro-kode daar in:
Sub Add_Sell() Worksheets("Invoervorm").Range("A20:E20").Kopieer 'Kopieer die datalyn van die vorm n = Worksheets("Verkope").Reeks("A100000").End(xlUp) . Ry 'bepaal die nommer van die laaste ry in die tabel. Verkoopswerkblaaie("Verkope").Selle(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'plak in die volgende leë reël Werkkaarte("Invoervorm").Reeks("B5,B7,B9"). ClearContents 'duidelike einde subvorm Nou kan ons 'n knoppie by ons vorm voeg om die geskepde makro uit te voer deur die aftreklys te gebruik Plaas tab ontwikkelaar (Ontwikkelaar - Voeg in - Knoppie):
Nadat jy dit geteken het, hou die linkermuisknoppie in, Excel sal jou vra watter makro jy daaraan moet toewys – kies ons makro Voeg_Verkoop. Jy kan die teks op 'n knoppie verander deur regs daarop te klik en die opdrag te kies Verander teks.
Nou, nadat u die vorm ingevul het, kan u eenvoudig op ons knoppie klik, en die ingevoerde data sal outomaties by die tabel gevoeg word Verkope, en dan word die vorm skoongemaak om 'n nuwe ooreenkoms aan te gaan.
Stap 4 Koppel tabelle
Voordat ons die verslag bou, laat ons ons tabelle aan mekaar koppel sodat ons later vinnig verkope volgens streek, kliënt of kategorie kan bereken. In ouer weergawes van Excel sal dit die gebruik van verskeie funksies vereis. VPR (VERSOEKING) vir die vervanging van pryse, kategorieë, kliënte, stede, ens Verkope. Dit verg tyd en moeite van ons, en "vreet" ook baie Excel-hulpbronne. Vanaf Excel 2013 kan alles baie eenvoudiger geïmplementeer word deur verhoudings tussen tabelle op te stel.
Om dit te doen, op die blad data (Datum) kliek betrekkinge (Betrekkinge). Klik op die knoppie in die venster wat verskyn Skep (Nuwe) en kies uit die aftreklyste die tabelle en kolomname waarmee hulle verwant moet wees:
'n Belangrike punt: die tabelle moet in hierdie volgorde gespesifiseer word, dws gekoppelde tabel (Prys) moet nie in die sleutelkolom (Naam ) duplikaatprodukte, soos dit in die tabel gebeur Verkope. Met ander woorde, die geassosieerde tabel moet een wees waarin jy vir data sal soek deur VPRas dit gebruik word.
Natuurlik is die tabel op 'n soortgelyke manier verbind Verkope met tafel Kliënt deur gemeenskaplike kolom Kliënt:
Nadat die skakels opgestel is, kan die venster vir die bestuur van skakels gesluit word; jy hoef nie hierdie prosedure te herhaal nie.
Stap 5. Ons bou verslae deur die opsomming te gebruik
Nou, om verkope te ontleed en die dinamika van die proses na te spoor, kom ons skep byvoorbeeld 'n soort verslag deur 'n spiltabel te gebruik. Stel aktiewe sel na tabel Verkope en kies die oortjie op die lint Voeg in – draaitabel (Voeg in – Spiltabel). In die venster wat oopmaak, sal Excel ons vra oor die databron (dws tabel Verkope) en 'n plek om die verslag op te laai (verkieslik op 'n nuwe blad):
Die belangrikste punt is dat dit nodig is om die merkblokkie te aktiveer Voeg hierdie data by die datamodel (Voeg data by datamodel) onderaan die venster sodat Excel verstaan dat ons nie net 'n verslag op die huidige tabel wil bou nie, maar ook alle verhoudings wil gebruik.
Na kliek op OK 'n paneel sal in die regter helfte van die venster verskyn Spiltabelveldewaar om op die skakel te klik Almalom nie net die huidige een te sien nie, maar al die “slimtafels” wat in die boek is op een slag. En dan, soos in die klassieke spilpunttabel, kan jy eenvoudig die velde wat ons benodig van enige verwante tabelle na die area sleep Filters, Rye, Stolbtsov or Waardes – en Excel sal onmiddellik enige verslag wat ons benodig op die blad bou:
Moenie vergeet dat die spilpunttabel periodiek opgedateer moet word (wanneer die brondata verander) deur met die rechtermuisknop daarop te klik en die opdrag te kies Dateer op en stoor (Verfris), want dit kan dit nie outomaties doen nie.
Ook deur enige sel in die opsomming te kies en die knoppie te druk Spilkaart (Swaaikaart) tab Analise (Ontleding) or Grense (Opsies) jy kan vinnig die resultate wat daarin bereken is, visualiseer.
Stap 6. Vul die printables in
Nog 'n tipiese taak van enige databasis is die outomatiese invul van verskeie gedrukte vorms en vorms (fakture, fakture, handelinge, ens.). Ek het reeds geskryf oor een van die maniere om dit te doen. Hier implementeer ons byvoorbeeld die invul van die vorm volgens rekeningnommer:
Daar word aanvaar dat die gebruiker in sel C2 'n nommer sal invoer (rynommer in die tabel Verkope, in werklikheid), en dan word die data wat ons benodig, opgetrek met behulp van die reeds bekende funksie VPR (VERSOEKING) en funksies INDEKS (INDEKS).
- Hoe om die VLOOKUP-funksie te gebruik om waardes op te soek en op te soek
- Hoe om VLOOKUP te vervang met INDEX- en MATCH-funksies
- Outomatiese invul van vorms en vorms met data uit die tabel
- Skep verslae met draaitabelle