Contents [show]
Tydsbestuur «Met die werk wat ek het en ek is vasgevang in 'n nuttelose vergadering»
Die ekonoom Pilar Lloret verduidelik in 'vergaderings van 30 minute' hoe om hierdie werksaanstellings tot die maksimum te optimaliseer
As u met sorgeloosheid en berusting in kennis gestel word van 'n nuwe vergadering by die werk, is daar iets verkeerd. Hierdie werksafsprake behoort hulpmiddels te wees om ons professionele werk te verbeter, en dit word dikwels net tydmors.
Hierdie situasie - baie meer algemeen as wat dit lyk - was wat die ekonoom gemotiveer het Pilar Lloret, gespesialiseerd in sake- en risiko -analise, om te skryf "Vergaderings van 30 minute", 'n boek waarin hy deur middel van duidelike riglyne en advies 'n manier voorstel om die doeltreffendheid van hierdie vergaderings te verhoog en sodoende sy doel te bereik.
Ons het met die skrywer gepraat en haar die sleutels gevra om op te hou om tyd te mors en die meeste van die vergaderings wat ons gedwing word, te benut:
Waarom is organisasie so belangrik by die beplanning van 'n vergadering?
As ons nie 'n goeie beplanning en organisasie het nie, sal die doelwitte nie duidelik wees nie, en ook nie die punte wat bespreek moet word of die beskikbare tyd nie ... Daarom sal ons onbeheerde duur en ons sal nie aan die verwagtinge van die deelnemers voldoen nie. Ons kan gefrustreerd raak en dit sal 'n mors van almal se tyd wees.
Watter negatiewe gevolge kan 'n vergadering hê wat swak beplan is en waarin die gewenste doel nie bereik word nie?
Benewens die koste in ekonomiese terme, lei dit by tot die bywoning van swak beplande vergaderings en waarin daar na 90, 60 of 30 minute geen gevolgtrekking gekom word nie. negatiewe persepsie en ontmoediging onder die deelnemers. En as hierdie situasie voortduur, is dit maklik dat ons mettertyd gestres word deur te dink "met die werk wat ek het en ek moet 'n nuttelose vergadering bywoon."
Dit het ook 'n negatiewe uitwerking op die mening van die deelnemers teenoor die organiseerder, wat in die meeste gevalle gewoonlik 'n baas is.
Waarom is 30 minute die optimale tyd vir 'n vergadering?
30 minute is die uitdaging wat ek in die boek stel, gebaseer op my eie ervaring in die organisering van vergaderings wat werk. Klaarblyklik daar is vergaderings wat meer tyd sal verg, ander waarin u doelwit selfs in minder bereik kan word, en natuurlik kan die 30 of selfs 60 minute van die vergadering self soms vervang word deur byvoorbeeld 'n oproep of 'n e-pos.
Hoe werk die figuur van die besluitnemer waaroor u in die boek praat?
As ons praat oor die deelnemers aan 'n vergadering van 30 minute, moet dit duidelik wees die ideale getal mag nie meer as vyf mense oorskry nie. En u keuse moet die regte een wees. Ons kan die figure van die moderator, koördineerder, sekretaris (dit kan dieselfde persoon wees) en die deelnemers onderskei. Besluitneming in 'n vergadering van 30 minute en 'n maksimum van vyf mense is in beginsel konsensueel en behoort nie konflik te veroorsaak nie.
Hoe moet ons 'n vergadering organiseer om dit so doeltreffend moontlik te maak?
Ons kan in vyf punte saamvat hoe ons die vergadering soos volg kan organiseer. Die eerste sou wees definieer die doelwit en die gewenste uitkoms van die vergadering. Die tweede, kies die regte deelnemers. Die derde is beplan die vergadering; Stel onder andere die agenda op, kies die lokaal, begin tyd en duur en stuur dit saam met die belangrikste dokumente van die vergadering aan belangstellendes in genoeg tyd sodat hulle dit kan voorberei.
Vierdens moet ons die struktuur ontwerp van die vergaderings, dit wil sê die werksreëls en natuurlik hoe die 30 minute wat die vergadering duur, deur die inhoud gestruktureer is. Laastens is dit belangrik om 'n vergadering opvolg. Maak seker dat alle deelnemers bewus is van die gemaakte ooreenkomste en wat die take is wat aan elkeen toegewys is, en in die geval dat enige opvolgingsaksie uitgevoer moet word